Registrera

I denna integritetspolicy redogör vi för hur och för vilket ändamål vi behandlar dina personuppgifter samt för vilka rättigheter du som medlem i BRF Jönköpingshus nr 10 har enligt dataskyddsförordningen, vanligen förkortad GDPR.

Vad är en personuppgift och vad innebär det att den behandlas?
En personuppgift är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Både uppgifter som direkt kan knytas till person (t.ex. ett namn, ett personnummer, eller ett telefonnummer) och uppgifter som indirekt via annan information kan knytas till personen (t.ex. lägenhetsnummer, tvättstugebokningar, passageloggar i nyckelsystem). Även bilder och ljudupptagningar som lagras elektroniskt och din dators IP-adress är exempel på personuppgifter. Vissa personuppgifter har ett starkare skydd enligt dataskyddsförordningen. Sådana uppgifter behandlar vi med särskild aktsamhet.

Med behandling avses allt man gör med en personuppgift. Exempelvis insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, läsning, användning, utlämning och radering. All behandling av en personuppgift som lämnas till BRF Jönköpingshus nr 10 behandlas för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser mot dig som medlem.

Hur hanterar BRF Jönköpingshus nr 10 dina personuppgifter?
BRF Jönköpingshus nr 10 värnar din integritet och det är viktigt för oss att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter säkert och korrekt.
Riksbyggen är f.n. förvaltare av föreningens fastighet och vi som förening ansluter oss i all väsentlighet till Riksbyggens integritetspolicy.

Medgivande av att personuppgifter får användas i enlighet med denna
policy
I och med att man i egenskap av bostadsrättsinnehavare i föreningen använder sig av de tjänster som föreningen tillhandahåller godkänner man automatiskt att föreningen får använda sig av relevanta personuppgifter för att föreningen skall kunna tillhandahålla tjänsterna. Exempel på tjänster är hyresavier för hyrda objekt såsom lägenhet, förråd, parkeringsplats eller garageplats liksom för användning av tvättstuga
och tvätthall. Härutöver finns även behov av personuppgifter för att man skall kunna göra felanmälan och liknande enligt fasställda rutiner.

På motsvarande sätt gäller policyn för den personal och de företag som anlitas av föreningen för olika uppdrag och därmed måste finnas registrerade i relevanta system hos föreningen eller föreningens förvaltare.

Vem är ansvarig för de personuppgifter som vi behandlar?
BRF Jönköpingshus nr 10 är personuppgiftsansvarig för behandlingarna som vi redogör för i denna Integritetspolicy. Det är den som bestämmer ändamålen och medlen för en behandling som är personuppgiftsansvarig.

Dina personuppgifter kommer därför även behandlas av våra uppdragstagare när dessa utför verksamhet som innefattar behandling av personuppgifter. BRF Jönköpingshus nr 10 har bl.a. anlitat uppdragstagare för att utföra verksamhet avseende tillhandahållande av IT-system.
Uppdragstagare som behandlar personuppgifter för vår räkning omfattas av särskilt tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med respektive uppdragstagare för att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande regelverk.

Vilka kan vi komma att dela information om dig?
Enligt lagen är BRF Jönköpingshus nr 10 skyldiga att lämna ut vissa personuppgifter till andra organisationer, företag eller myndigheter inom ramen för de behandlingar vi gör.

Vi säljer aldrig vidare dina personuppgifter.

Dina personuppgifter kan komma att delas med följande kategorier av mottagare:

• IT-tjänsteleverantörer (exempelvis för system, support, lagring och
kundserviceärenden) och leverantörer av scanningtjänster (scanning av exempelvis avtal)
• Entreprenörer för ombyggnad eller nybyggnad av lägenheter samt för
fastighetsförvaltningstjänster
• Elbolag, bredbandsbolag, kabeltv-bolag, larmföretag etc.
• Störningsjourer och inkassobolag
• Kreditupplysningsföretag
• Aktivitets- och konferensarrangörer (för administration av arrangemang du är anmäld till)
• Marknadsförings- och kundundersökningsbyråer
• Banker (för hantering av in- och utbetalningar)
• Företag som tillhandahåller betalningslösningar
• Postombud, leverantörer av digitala kommunikationstjänster, föreningens förvaltare och dess underleverantörer samt andra som kan komma att arbeta med uppdrag för föreningen.

BRF Jönköpingshus nr 10 kan i vissa fall även komma att dela dina personuppgifter med andra mottagare. Det kan ske exempelvis om vi är skyldiga att lämna ut uppgifterna enligt lag eller myndighetsbeslut, för att utreda, bevaka eller tillvarata våra rättsliga anspråk eller om vi avser sälja en fastighet eller delar av vår verksamhet. Utlämnande kan då komma att ske till domstolar, polisen eller andra myndigheter, juridiska ombud och andra externa rådgivare samt potentiella köpare.

BRF Jönköpingshus nr 10 strävar efter att dina personuppgifter endast ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns där. I undantagsfall kan dina personuppgifter komma att behandlas utanför EU/EES, exempelvis om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som själv eller genom en underleverantör är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES.

Om vi delar dina personuppgifter med en mottagare som själv blir personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter, exempelvis en myndighet eller en bank, ansvarar mottagaren för behandlingens laglighet.

BRF Jönköpingshus nr 10 värnar om sina medlemmar, samarbetspartners och personalens integritet och är mån om att alltid följa gällande dataskydds-regelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör henne eller honom.

Hur länge sparar vi uppgifter om dig?
BRF Jönköpingshus nr 10 sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av uppgifterna. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna så att det inte längre går att koppla dem till dig. Detta förutsatt att uppgifterna inte är nödvändiga för någon annan av våra behandlingar.

En och samma personuppgift kan behandlas för flera olika ändamål. Det innebär att en uppgift som inte längre behövs för ett ändamål kan finnas kvar och behandlas för ett annat ändamål för vilket uppgiften fortfarande behövs.

När vi behandlar personuppgifter om dig under ett pågående avtalsförhållande eller annan pågående relation sker löpande gallring av uppgifter som inte längre behövs.

När vi är skyldiga att spara uppgifter enligt lag, exempelvis bokföringslagen, behåller vi uppgifterna i enlighet med den tid som föreskrivs i den tillämpliga lagstiftningen.

Hur behandlar BRF Jönköpingshus nr 10 dina personuppgifter
BRF Jönköpingshus nr 10 ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom föreningen. Det gäller såväl behandlingen av personuppgifter om kunder, hyresgäster och personal, som om andra individer som kan komma att registreras i BRF Jönköpingshus nr 10 register och IT- system.

De lagar och dataskyddsförordning (GDPR) som finns för att skydda den personliga integriteten ligger till grund för BRF Jönköpingshus nr 10 hantering av personuppgifter.

För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska BRF Jönköpingshus nr 10 inte bara se till att personuppgifter skyddas av modern och effektiv teknik. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som medvetenhet, utbildning och organisering.

BRF Jönköpingshus nr 10 kommer att följa sju (7) principer för hantering och bearbetning av personuppgifter.

1 Laglighet, korrekthet och öppenhet:

• Personuppgifter ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt så att den registrerade förstår hur hans eller hennes uppgifter behandlas och varför.
• All information och kommunikation i samband med en personuppgiftsbehandling ska vara lättillgänglig och begriplig och ett klart och tydligt språk ska användas.

2 Ändamålsbegränsning

• Personuppgifter får endast behandlas för tydligt angivna och berättigade ändamål och
de får inte i ett senare skede behandlas för något annat oförenligt ändamål.
• Ändamålet ska dokumenteras.

Uppgiftsminimering
• Fler personuppgifter än vad som behövs för att uppfylla ändamålet får inte behandlas.
• Uppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas.
• Det är inte tillåtet att spara personuppgifterna som kan vara ”bra att ha”.

Korrekthet
• Personuppgifterna ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. Skyldighet att vidta rimliga åtgärder för att uppgifter som inte behövs för ändamålet ska raderas eller rättas så fort som möjligt.

Lagringsminimering
• Personuppgifter får inte sparas i identifierbart skick under en längre tid än vad som är nödvändigt för ändamålet med behandlingen.
• Tidsfrister för radering av personuppgifter ska införas.
• Regelbunden kontroll av att rutiner följs ska införas.

Integritet och konfidentialitet
• Personuppgifterna ska skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder så
att de inte blir åtkomliga för obehöriga, förstörs eller skadas.
• Personuppgifter som hanteras i ett register ska behandlas på ett säkert sätt så att det skyddar integriteten.

Ansvarsskyldighet
• Den personuppgiftsansvarige ska ansvara för, och kunna visa att principerna efterlevs.
• Tydligt ansvar!
• Inte endast följa förordningen utan även visa att förordningen följs.

Som stöd för den praktiska hanteringen finns interna rutiner och riktlinjer. Det är styrelsen som ansvarar för dess efterlevnad och som säkerställer att uppföljning görs.

Det är till styrelsen du vänder dig om du har frågor, funderingar eller vill ha information om när och hur dina personuppgifter behandlas.

Ändringar av denna integritetspolicy

BRF Jönköpingshus nr 10 kan från tid till annan göra ändringar i Integritetspolicyn. Den senaste versionen av Integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på www.hastskon.com